Nowe limity wydatków gotówkowych i co to oznacza dla Twojego budżetu

Od 2023 roku limit transakcji gotówkowych między przedsiębiorcami wynosi 8 000 zł brutto. Każda płatność powyżej tej kwoty powinna przejść przez rachunek bankowy, inaczej nie można jej zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu. Brzmi prosto, ale w praktyce wiele firm wciąż płaci gotówką za usługi remontowe, transport czy materiały, nie zdając sobie sprawy z konsekwencji.

Gdzie najczęściej powstają problemy

Klasyczny scenariusz wygląda tak: właściciel firmy płaci podwykonawcy 9 500 zł gotówką, bo tak było zawsze i obu stronom pasuje. Faktura trafia do systemu, wydatek zostaje zaksięgowany jako koszt, a problem wychodzi dopiero podczas kontroli skarbowej. Korekta wsteczna, odsetki i stres, który można było wyeliminować jedną zmianą procedury.

Wdróż wewnętrzną zasadę: każda płatność powyżej 7 000 zł wymaga autoryzacji przez przelew bankowy, niezależnie od tego, czy dostawca preferuje gotówkę. Próg 7 000 zł daje bufor bezpieczeństwa i eliminuje ryzyko pomyłki przy wycenach, które mogą nieznacznie przekroczyć limit po doliczeniu VAT.

Praktyczne kroki do wdrożenia

• Przejrzyj ostatnie 12 miesięcy płatności gotówkowych i zidentyfikuj te powyżej 8 000 zł
• Skonsultuj z księgowym, czy wymagają korekty
• Zaktualizuj wewnętrzną politykę zakupową na piśmie
• Poinformuj osoby odpowiedzialne za płatności o nowym limicie

Zgodność budżetowa w tym obszarze nie wymaga drogiego oprogramowania. Wystarczy jasna procedura i konsekwentne jej stosowanie przez wszystkich, którzy w firmie mają dostęp do gotówki.